電気錠　勤怠管理

多くの戸建て住宅やマンションなどの集合住宅で、電気錠によるオートロックシステムやスマートロックなどが使用されている昨今、オフィスでも入退室管理システムを連動させた電気錠を採用している企業が増えています。電気錠と入退室管理システムを連動させれば、勤怠管理はもちろん、人の出入りを電気錠によって管理したり機密情報に関わるエリアなどへの入室を管理したりすることも可能です。今回は、電気錠と勤怠管理の連携について、連携する方法や連携できる電気錠などを詳しくご紹介します。

◎電気錠とは

電気の配線によって作動しているのが電気錠です。電池によって動く電子錠とは異なり、電気錠は電気が通った電源によって動いているため、電池交換の必要がないのがメリットとして挙げられますが、電気錠の取り付けには配線工事が必須となります。電気錠には非接触式やカード式、暗証番号式やリモコン式などさまざまな種類があり、離れた場所から電気錠によってドアの施錠や解錠が確認できる、スマートロックという機能もあるため大変便利です。また、万が一閉め忘れがあっても、電気錠であればセンサーが作動してドアの閉め忘れを検知することもできるので、一定の時間が経過すれば自動で施錠するように設定することが可能となっています。一方で、一般的な鍵の寿命が10年程度であるのに対して、電気錠の寿命は7年程度といわれています。人の出入りが多いオフィスで使用している場合は、一般的な寿命よりも早く電気錠の修理や交換が必要になることもあるため注意しましょう。

◎勤怠管理とは

勤怠管理とは、出勤や遅刻、早退なども含めた従業員の労働時間を正確に管理することです。労働基準法により、法定労働時間は1日8時間、1週間に週40時間を超えない範囲内と定められており、この労働時間がしっかり守られているかどうかを管理するのも、勤怠管理の役割となっています。入退室管理システムと電気錠の組み合わせで、社員の出勤や退勤などの勤怠管理に活用されることも多く、パソコンなどの管理システムを利用して、始業から終業までの時刻や時間外動労働、有給休暇取得などを記録します。

◎電気錠と勤怠管理の連携

電気錠と勤怠管理を連動させることで、社員の入退室をいつでもクラウドの管理ツールやパソコンでチェックすることが可能となります。電気錠による勤怠管理は、一般的な鍵ではなく、ICカードや暗証番号、携帯電話や指紋認証などを使用して勤務状況を把握し記録することにより、簡単に管理することができるようになります。多くの企業では個人情報や機密情報を取り扱うことがありますが、万が一、情報が外部に流出してしまった場合、会社全体の信用を失うことにつながる危険性があります。電気錠と入退室管理システムによって誰がいつ入室や退室をしたか把握していれば、機密情報の持ち出しを予防することも可能です。また、電気錠で各部屋の入退室管理をしていれば、会社内のどの部屋に誰がいるか確認することができるため、社員の行動を把握して防犯面の強化につながるだけではなく、何らかの災害が発生した場合の、迅速な状況の把握や避難誘導にも役立ちます。

◎勤怠管理と連携させる方法

電気錠と勤怠管理を連携する方法としては、クラウド型やパソコン型、タイムレコーダー型などの種類があります。それぞれの特徴をご紹介します。

まず1つめは、クラウド型です。電気錠とクラウド勤怠管理を連携させたクラウド型勤怠管理では、出勤やシフト、各種申請の管理、また集計や通知機能などを利用することが可能となります。勤怠管理を導入すれば、電気錠の開閉時にICカードやスマートフォン、生体認証などを利用して出勤や退勤時間を打刻することができます。打刻記録はそのままデータとして記録されるため、入力ミスや不正打刻の心配もありません。会社の営業担当など直行や直帰が多い部署の勤怠管理についても、電気錠と連動させて管理することができ、GPS機能のある携帯電話やスマートフォンと連携可能な勤怠管理を利用して、外出先からでも打刻することができます。電気錠によってクラウド勤怠管理に記録されたデータは、給与計算にも利用可能なため、給与計算や明細の発行もスムーズに行い、作業を効率化することができます。さらに電気錠によるクラウド型勤怠管理であれば、全国にある営業所などの勤怠状況も、本社から移動することなく、いつでも閲覧することが可能となります。

２つめは、パソコン型です。電気錠とパソコン型勤怠管理を連携させた場合には、パソコンを操作した際に残る履歴、つまりパソコンログの存在が非常に重要となります。多くの会社では、始業と同時にパソコンの電源を入れて仕事をはじめて、終業と同時に仕事を終えるためパソコンの電源を切ります。このような場合、勤務時間とパソコンの稼働時間はほほ同じであると言えるため､パソコンのログから実際の業務時間が割り出せます。またパソコンを稼働している間の操作履歴や使用したアプリケーション、作成した書類や閲覧したファイルの情報が詳細に記録されるだけではなく、メールやWEBの閲覧、プリントアウトやファイルの持ち出しまでデータとして残されるため、電気錠によるパソコンログを利用すれば、正確な勤怠管理を行うことが可能となります。このようなシステムによって、社員が虚偽の勤怠報告を提出しても、電気錠と連携した勤怠管理のパソコンログにより、チェックすることが可能となります。

３つめは、タイムレコーダー型です。少し前まで日本の多くの会社では、タイムレコーダーにタイムカードを挿入して打刻し、社員の出社時刻や退社時刻を勤怠管理する方法が一般的でしたが、近年は電気錠とタイムレコーダーを連携させたICカードによって、出勤時間の打刻や入室管理が行うことができる勤怠管理を導入する会社が増加しています。タイムレコーダー型の電気錠を利用した勤怠管理方法であれば、タイムレコーダーにICカードをかざすだけで電気錠を解錠することも可能で、電気錠とタイムレコーダーの組み合わせであれば、制御盤の設置も不要です。打刻に使用するICカードは、タイムレコーダー専用のICカードだけでなく、交通系ICカードやおサイフケータイ対応の携帯電話などでもできるタイムレコーダーもあります。電気錠のICカードで読み取ったデータは、即時にパソコンなどに移動することが可能なため、リアルタイムで出退勤状況を確認し勤怠管理を行うことができるため、不明な点が生じた場合もすぐに本人に確認することができます。さらに電気錠と連動していて勤怠管理が可能なタイムレコーダーであれば、随時出勤や退勤の状態を確認できるため、月末にまとめてデータ整理を行う手間もかかりません。他にも、クラウド型とタイムレコーダー型を組み合わせた方法もあり、そのようなタイムレコーダーのひとつが、「TimeP@CK iC IV CL」です。ICカードを利用して出退勤記録するタイムレコーダー「TimeP@CK-iC Ⅳ CL」は、ICカードで電気錠と勤怠管理を行いたい場合にピッタリのタイムレコーダーです。毎日の出退勤はタッチパネルで簡単に打刻することが可能で、1日に最大2回の外出の記録も可能となっています。また液晶画面で自身の過去の出退勤時刻を確認することもできます。コンパクトなサイズなので場所を選ばずに設置することができ、壁に付けるのはもちろん、テーブルなどの平台に設置することも可能となっています。さまざまな鍵のトラブルに対応している鍵の専門業者であるカギ舎セキュスターズでは、このようなさまざまなタイプの勤怠管理と電気錠を連動させ設置することが可能です。

◎勤怠管理と連携可能な電気錠

電気錠と連携させて入出管理などの勤怠管理ができる製品についてご紹介します。

○MIWA

MIWAのピコアは、電気錠と勤怠管理を連動させた入退出管理システムです。出入りを管理する機能はカードリーダーに、電気錠の制御する機能はアダプタに凝縮し収めてあるため、電気錠とアダプタ、カードリーダーを取り付けるだけで、手軽に本格的な勤怠管理を行うことが可能となっています。コスパにも優れ従来の半分ほどの費用で勤怠管理を構築することができます。外からはカードをかざすだけで入室することが可能で、室内からはボタンを押すだけで解錠することができ、専用のアプリで、入出履歴管理やデータの一括管理をすることも可能となっています。

○GOAL

GOALの非接触型キーリーダー KRSシステムという商品は、ドアのリーダーにRFキーを近づけるだけで電気錠を解錠することができる仕組みとなっています。また配線工事が簡単に行える2線式電気錠システムローリングテンキー「 2WS-TK100」は、ローリング方式の暗証番号の種類が100兆通りもあり防犯性も高く、人の出入りが多い企業の社員通用口に設置して電気錠と勤怠管理を連動させることができます。

○ロックマンジャパン

ロックマンジャパンのVOLCALOCK電気錠は、引き戸や開き戸などさまざまなドアに設置可能であり、導入すれば会社の入退出管理や遠隔で鍵の解錠、安全管理などさまざまな機能が使用できます。VOLCALOCK「LC-4500DLSS」「LC-3500BLED」では、専用管理ソフトを使用し、ネットワークを利用した入退室履歴による勤怠管理はもちろん、入室エリアの制限や入室者の登録や削除、区分分けなども設定することが可能です。

○シーズンテック

シーズンテックのシリンダーICロック3という商品は、各種ICカードやIC機能付き携帯電話によるドアの解錠ができる電気錠の最新モデルとなっています。またオプション品を設置すれば解錠履歴も自動保存でパソコンに取り込むことができ、プリントアウトも可能となっています。専用管理ソフトつきのデータターミナル3を設置すれば、IＣカードの解錠履歴だけではなくシリンダー鍵での開錠も識別し、履歴を残すこともできます。またICカードの登録作業を液晶パネル上で行うことができ、USBメモリーを使いパソコンにデータを移動させ、専用ソフトで勤怠管理を行うことも可能となっています。

○Lavish（ラビッシュ）

後付で取付け可能なLavishは、電気錠を設置することで既存の扉をオートロックシステムに変更でき、カードや指紋認証などさまざまな認証方法に対応しています。さらに複数のカードや指紋を認証しないと解錠できないように設定したり、入り口の扉を閉めないと次の扉を開けることができないインターロック機能を設定したりすることもでき、電気錠をオフィスに設置すれば入退出の管理も可能なため、勤怠管理に役立ちます。

○EPIC（エピック）

EPICの電子錠は電池式タイプの鍵であるため、配線工事が必要なく、手軽に後付けで設置してオートロック化できることや停電などの際にもすぐ解錠ができることが、大きな特徴となっています。ICカードや暗証番号、指紋認証などで開錠することが可能で、EPICの電子錠はほとんど全てのドアに設置することができます。

○インターロック

インターロックは既存のドアに取付けることの出来る電気錠であり、賃貸物件やオフィスなどさまざまな場所で利用できるオートロックシステムとなっています。ICカードや携帯電話、暗証番号を使用してカギを開けることができ、設定できる暗証番号は4桁～12桁で、後から変更することも可能です。

○OPELO（オペロ）

配線工事なしで簡単に設置することが可能な電子錠であるオペロは、ICカードやスマートフォン、シリンダー錠、暗証番号など多数の方法で開錠することが可能となっています。また解錠履歴を3,000件まで保存することもできます。電子錠は電池で動作するため、設置できる選択肢が広いのも魅力のひとつです。

◎まとめ

オフィスなどで増えている勤怠管理は、電気錠と連携させて、ICカードやスマートフォン、また暗証番号などによって鍵の解錠することが可能です。クラウドやパソコン、タイムレコーダーなどを利用して簡単に記録を管理、保存することができるため、今後ますます電気錠と連動させた勤怠管理の需要が増えていくものと思われます。カギ舎セキュスターズでは、このような勤怠管理と連動させた電気錠も多く取り扱っています。またMIWAやGOALなどさまざまなメーカーの電気錠の設置や修理、交換なども行っているため、オフィスに電気錠の取り付けや勤怠管理の導入を検討している方は、ぜひカギ舎までご相談ください。

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