勤怠管理の役割

普段私たちが仕事をするうえで大事な勤怠管理。企業や事業所従業員の就業状況を適正に把握する大事なものです。この記事では、この「勤怠管理」について色々な視点からご紹介します。なぜ勤怠管理は必要なのか？どのような勤怠管理の種類があるのか今まで疑問に思っていたことも解決するかもしれません。

◎勤怠管理が必要な理由

勤怠管理とは、従業員の日々の労働時間を正確に把握するため

・出勤

・退勤

・休憩時間

・欠勤や遅刻

・有休の取得状況

これらを管理するものです。管理する項目を詳しく紹介します。

・始業・終了時刻、労働時間、休憩時間

労働時間を正確に把握するための必要な項目です。始業・終業については1分単位で管理します。遅刻や早退が多い従業員は適正な業務指導や配置換えなどの対処にも応用可能です。

・時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間

法定労働時間を超えて働いている時間も当然支払う賃金に影響します。時間外労働や深夜残業、休日出勤には割増賃金を支払わなければいけません。それぞれ異なる割り増し率が適用されるので正確に時間を把握する必要があります。

・出勤日、欠勤日、休日出勤

1か月単位で勤務状況を把握することも必要です。休日を正しく取得できているか休日出勤があった際に振替休日や代休を取得できているのなどの情報は従業員の健康を管理する上で欠かせません。給与計算にも影響する為適切な管理が必要になります。

・有休取得日数や残日数

従業員に有休を取得させることは使用者としての義務です。2019年4月から労働基準法では年次有給休暇の取得も義務化されました。適切に有休を取得できているか把握するために勤怠管理をしっかり行いましょう。

◎勤怠管理は従業員を守るための重要な記録

勤怠管理をするうえで重要になるのは、労働時間と休憩時間を見極めたり労働時間の種類を把握します。勤怠管理を管理し把握することは適正な賃金の支払いや、長時間労働の防止にもつながります。また従業員の健康を守ることにもなり訴訟トラブル防止や法令順守にも結び付くと考えられています。

◎勤怠管理が必要な理由　労働時間と休憩時間

勤怠管理とは、使用者(企業や事業所)が従業員の就業状況を適正に把握することを指します。具体的な例としてタイムカードやICカードの勤怠管理システムを利用して始業から就業までの時刻や時間外労働、有給休暇取得の状況などを記録してチェックを行います。正しい勤怠管理は適正な賃金の支払につながるだけではなく過剰労働の早期発見や防止効果がうまれて、従業員の健康維持やひいてはコンプライアンスにも結び付きます。勤怠管理を行うことは使用者に与えられた責任であり義務です。労働基準法第108条には勤怠管理について「使用者は、事業場ごとに賃金台帳を調整し賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他の厚生労働省命令で定める事項を賃金支払いの都度遅延なく記入しなければならない」ということが定められています。厚生労働省により平成29年1月20日に新たに策定された「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するるガイドラインの中で「使用者は労働時間を適正に把握するなど労働時間を適正に関する責務を有する」と示されています。

◎労働時間の定義　

厚労省のガイドラインでは「労働時間とは使用者の指揮命令下に置かれる時間」と示されています。これを言い換えると企業や事業所などから命じられた仕事のために自由に過ごせない時間ということです。これには法律によって決められたルールがあります。労働者の働いた労働時間にあたるかどうかや同じ労働時間であっても時間外や休憩などに該当しないかを正しく把握することが勤怠管理の持つ重要な役割のひとつなのです。まず労働時間には法律で決められた「法定労働時間」があります。労働基準法の「休憩時間を除いて1日8時間以上1週間で40時間」がそれにあたります。一方でそれぞれの企業や事業所には「所定労働時間」があり、就業規則によって決められた「始業から終業までの拘束時間から休憩時間を除いた時間」の事をいいます。企業や事業者によっては1か月単位で法定労働時間を超えないようにする「変形労働時間制」を導入している場合もあります。法定労働時間を超えたり法律で定められた休日に労働したりした場合、「時間外労働」や「休日労働」となり労働が深夜に及ぶと時は「深夜労働」となります。時間外労働や休日労働は原則的に禁止となっています。ただし、労働者と使用者とが書面により協定を事業者の管轄の労働基準監督署に届け出た場合、例外として認められます。こうして行われた時間外労働や近日労働、深夜労働に対しては使用者の割り増し賃金の支払いが必要です。労働時間は、従業員の給与計算において基礎情報となります。従業員が働いている時間を正確に把握できていなければ、正しい給与や残業代を支払えているかわかりません。正しい労働時間を算出するためにも勤怠管理を適切に行うことが求められています。労働基準法には、労働者名簿、賃金台帳とともに労働時間の記録に関する書類についても「3年間保存しなければならない」と定められています。このことから勤怠管理は企業に課せられた大事な「義務」なのです。近年、残業問題や過労死問題の影響を受けて勤怠管理が雑な「ブラック企業」とレッテルを貼られるケースもあります。勤怠管理が適切に行われていないと残業が増えている従業員をそのまま見過ごしてしまう可能性があります。勤怠管理で従業員の労働状況を正確に把握できれば、従業員の働きすぎを防いだり健康管理に配慮することができさらに残業が増えている業務の見直しや生産性の改善を図ることも貢献できます。法令上、勤怠管理は「義務」ですが「企業生命を守る」うえでは起こりうるリスクの程度を予測してリスクに対応できる体制をとって備えることとしても有効な業務と言えます。

◎勤怠管理の対象となる企業や事業者は？

勤怠管理の対象者は、厚労省のガイドラインでは「労働基準法41条に定める者およびみなし労働時間制が適用される労働者を除くすべての労働者」と示されています。ただし、事業場外労働を行うものにあっては、みなし労働時間制が適用される時間に戻ります。

労働基準法第41条に定める者の代表的な役職は管理監督者です。部長や工場長といった労働条件の決定や従業員の労務管理について一定の責任を負う立場だったり秘書のような経営者と一体である従業員を指します。また、管理監督者であるかどうかは役職名ではなく職務の実態に即して判断されます。

◎勤怠管理のメリットとは

1.打刻時間を正確に把握で出来る

勤怠管理をシステム導入により1番のメリットは従業員の出退勤時間を正確に管理することです。システムを導入することによりICカードや自分のパソコンやスマートフォンで打刻が出来るようになるのでタイムカードの列に並ぶ必要もなくなりスムーズに出退勤時間を打刻できます。

2.不正な打刻を防止できる

退勤の時間記入には、さまざまな方法があります。勤怠管理システムには静脈や指紋認証、顔認証システムなど生体認証システムが搭載されている製品もあり不正な打刻を防止します。また、クラウド型の勤怠管理システムではGPSによる打刻機能もあるので打刻と同時に位置情報を記録する為、直行直帰や出張、交代制の夜間勤務や休日出勤などの様々な就業形態や条件にも柔軟に対応できるので不正打刻を防止することができます。

3.労働時間を管理できる

従業員の労働時間の管理は、企業の義務です。もし正確に管理が出来ていないとトラブルが発生し企業のイメージ悪化にもつながります。勤怠管理システムは従業員の残業時間や遅刻、早退や欠勤状況を含めて労働時間を正確に管理できる適切な労務管理ができます。労務時間を正確に管理することでサービス残業を防ぎ、働きやすい職場環境の構築にもつながります。

4.コストを抑えられる

人事や労務担当者にとって、給与計算は工数も人的コストもかかる負担の高い業務です。また雇用形態や労働契約も個人ごとに異なることも多く、慎重に作業する必要があります。勤怠管理システムを別の給与計算システムと連携したり、両システムが入った製品を導入することで出退勤時刻の記録だけではなく、従業員ひとりひとりに対応した労働時間に合わせた給与が自動で計算されるので、正確に効率よく事務作業ができるのでコスト削減につながります。

5.長時間労働を防ぎ、従業員の健康を守る

近年では、過重労働による過労死や健康被害などが次々と社会問題化し注目を集めています。労務問題に対応することは経営者にとって重要な課題です。勤怠管理システムを導入することで労働時間をリアルタイムで確認出来て、残業時間などから過重労働にもすぐ気づくことができるでしょう。

6.有給取得を把握して、取得に向けて適切な指導ができる

有休休暇は働く人の権利として労働基準法で定められています。紙ベースでの有休の管理だと毎月の取得状況のチェックや付与日数、繰越日数などの計算に多くの手間がかかります。有給取得が義務化されればさらに手間が増えて面倒になってしまいます。しかし勤怠管理システムに導入すれば入力された勤怠データはシステムが自動的に集計するので、従来では月末まで確認が出来なかった日々の勤務状況をリアルタイムで可視化できます。

7.売上(利益)を労働時間で割ることで生産性の測定が出来て生産性改善に生かせる。

管理職の守備範囲が広くなると、それぞれの業務にそのくらいの工数が必要なのか把握できなくなったりします。生産性を向上させるには勤怠管理を含めた業務ごとの工数予実管理が重要になってきます。プロジェクトごとやチームごとの業務内容と工数を月次で算出して求められる生産性を明確にし、実際の成果をチェックして改善計画をたてるサイクルを設計し運用できれば成果は確実にあがります。

◎勤怠管理システムのデメリットとは

勤怠管理システム導入には多くのメリットがありますが、一方でデメリットもあります。導入の前に合わせて確認しましょう。

1.導入したツールが自社と合っていない

システムが自社の就業規則や勤務形態に合わず機能しない場合は手動での調整が必要になります。ですのでかえって業務を煩雑にしてしまうかもしれません。

2.初期投資が高額になる場合も

製品や提供形態にもよりますが、勤怠管理システムには初期費用が無料の製品もあればサーバー構築や保守費用などで数百万円かかるものもあります。場合によっては導入効果が見合わないコストを要してしまう可能性もあるので、事前に自社が求めるコストパフォーマンスかどうか確認してから導入しましょう。

◎勤怠管理を行う方法

それでは勤怠管理はどのように行えばよいのでしょうか？勤怠方法にはいくつか種類があります。企業や事業者によって採用する方法が異なります。最近では勤怠管理システムが導入されるケースが増えています。一般的に用いられていることの多い勤怠管理の方法について紹介します。

・タイムカード

紙の打刻シートをタイムレコーダーに差し込んで打刻する方法です。1人分の1か月分の勤怠状況を1枚のシートで管理することが出来ます。打刻する端末さえ購入すれば用紙を補給するだけで済むため低コストで導入できて操作も簡単なので誰でもすぐに使用することができます。タイムカードによる勤怠管理方法では、定期的に記録に間違いがないかチェックすることが大切です。「遅れそうだから代わりにタイムカードを押しておいて」という不正打刻やタイムカードを押すまでのロス時間が発生する可能性があります。しかし、記録の確認のためには勤怠管理を行う従業員の負担が増えてしまいます。企業や事業所の規模が大きければチェックだけで膨大な作業になってしまいます。法改定による時間外労働の上限規制導入などいわゆる「働き方改革」の実現が話題となっています。具体的に取り組んでいかなければと思ってもどこから手をつけていいのか分からない、労働環境を見直そうと言われてもこれまでの日本企業はあまりに一つの枠にはまっていて、何もかも一様にそろっていて個性や特徴がありませんでした。戸惑っている担当者もいるかもしれません。働き方を変える第一歩としてタイムカードを卒業することから始めてみるのも一つの方法です。

・Excel(エクセル)表

Excel(エクセル)を使って打刻から集計まで同時に行う方法です。セルに数式を設定しておくことで従業員が出退勤時刻を入力するだけで自動的に労働時間を計算します。Excel(エクセル)の使い道は表を作ることだけではありません。残業時間の計算を含む従業員の勤務状況を把握することにも利用できます。Excel(エクセル)で勤務管理をして残業時間を計算する大きなメリットがあります。これがExcel(エクセル)の大きなメリットと言えます。出退勤の管理や労働時間、残業時間の計算はExcel(エクセル)の基本操作が分かれば十分可能です。インターネットで探せば計算式の入った無料のテンプレートも簡単に手に入ります。またExcel(エクセル)の計算エラーが原因で残業時間分の未払いが発生してしまうケースがあります。一歩間違えれば従業員の労働基準監督署への駆け込みや刑事罰といった深刻なトラブルへと発展してしまうリスクがあるので適正に管理するのは難しいと言えます。

・出勤簿

企業や事業所によっては自己申告制による勤怠管理が行われていることもあります。自己申告制の場合、出勤簿に記録を付け把握するという方法が多いようです。ただしこの場合には事前に従業員へ周知をした上で実施する必要があります。しかし従業員が申告する全ての労働時間が本当に必要な労働時間だったかを正確に判断することはなかなか難しいのがデメリットと言えます。

・勤怠管理システム

勤怠管理システムはタイムレコーダーやスマートフォン、パソコンなどと連携して打刻から集計、分析まで一貫してシステムで管理します。リアルタイムで打刻管理ができ、集計や分析にかかる手間も少なく済みます。給与システムとも連携出来て転記する手間がなく給与計算ミスも防げます。また、個別の勤務状況によってアラート機能を設定すれば労働過多になっている従業員に対しても適切な指導をタイムリーに行うことが出来ます。打刻手段にはICカードの他にも指紋や指静脈、顔認証を使うなど様々な方法があります。パソコン以外にもスマートフォンやタブレット利用できるなど多彩です。ただし、勤怠管理システムは導入コストがかかりやすく企業規模や管理体制によってはコストが膨らむ可能性もあります。システム選びの際にはセキュリティ面など見直しておきたい項目も多く、導入しはある程度の時間がかかります。近年は勤怠方法として、勤怠管理システムを導入している企業や会社が増えています。では勤怠管理システム3つの導入タイプを比較します。勤怠管理システムにはどのようなタイプがあるのでしょうか。ここでは大きく3つの導入タイプをご紹介します。

1.クラウドタイプ

インターネット上にあるサーバーで動作するシステムを利用するタイプです。大きく分けてこの2つのタイプです。

・プライベートクラウド

企業や組織が自社内でクラウド環境を構築して、社内の各部署やグループ会社に提供するクラウド形態をいいます。従来の社内システムのように企業内でシステムを設計や管理ができるので柔軟なサービス設計が可能になります。独自のセキュリティポリシーを適用できるので強固なセキュリティのもと柔軟に運用できる利点があります。

・パブリッククラウド

パブリッククラウドの最大の特徴は、インターネット回線を提供されるアプリケーションを利用する運用のなることです。利用人数に応じた課金体制なので使いたい時に使う分だけ利用することが出来ます。またインターネット接続する環境があれば例えば社外でモバイル端末から操作することも簡単で勤怠管理との相性も抜群です。

2.オンプレミスタイプ

オンプレミスタイプは自社に設置したサーバー内で動作するアプリケーションです。操作はWebブラウザやクライアントアプリケーションで操作します。自社内でクローズした環境で運用できるためデータが手元にある安心感があります。しかしサーバーやデータバックシステムなどの導入及び維持にコストがかかります。

3.タイムレコーダータイプ

専用のタイムレコーダー端末へICカードをかざして打刻するタイプです。パソコンの操作が苦手な方でも安心して使うことができます。まずは、紙のタイムカードから卒業したい企業にはぴったりです。

◎勤怠管理を行う注意点

勤怠管理は全ての従業員が対象になります。勤務形態や雇用条件によっては勤怠管理の面で注意したいポイントがあります。

・パートやアルバイトの場合

パートやアルバイトのシフト管理にも勤怠管理が欠かせません。彼らにはそれぞれに勤務日や勤務時間が異なるため休憩時間や勤務時間などしっかり把握しておくことが肝心です。また、パートやアルバイトの多い職場では個人によって時給が変わるので給与計算も大変です。適正でなおかつ客観的な打刻情報と手間なく勤怠データを収集できるように、正規雇用の従業員と同様に勤怠管理方法を検討する必要があります。また、シフトを考える時は1日の人件費や本人の勤務希望日なども考慮しなければいけません。シフト作成業務はかなりの労力を要します。勤怠管理システムの中には申請された希望日を反映しながら自動でシフトを作成するものもありますのでできるだけ手間をかけずに行える方法を検討しましょう。

・多様な働き方の従業員、契約社員の場合

働き方が多様化している現代では、勤務形態ごとに適切な勤怠管理が求められます。テレワークが適用される従業員では始業・終業時刻の客観的な記録をどう残すか時間外労働を正しく計算できるかが課題になっています。また変形労働時間制みない労働時間制などが適用される場合、タイムカードなどの方法では管理が難しくなります。契約社員においても、契約通りに勤務しているか把握するため正規従業員と同様の勤怠管理を行う必要があります。それぞれの働き方に合わせて始業・終業時刻を正しく記録して、給与計算に反映できる勤怠管理の仕組みを検討する必要があるでしょう。ただし、派遣社員の勤怠管理は派遣元の企業がおこなうので派遣先企業は勤務時間を管理できていれば問題ありません。

・扶養控除内希望者の場合

配偶者の扶養に入っている従業員の場合、年収や週の労働時間の規定の規定範囲を超えると配偶者の扶養から外れる可能性があります。従業員が扶養控除内での勤務を希望している場合、扶養控除内で収まるように勤怠管理でしっかり管理しましょう。一般に言われる扶養控除内には所得税が発生する「103万円壁」、従業員が501人以上の企業で勤務日数や勤務時間などの諸条件によって自ら社会保険に加入する義務が発生する「106万円の壁」、配偶者の社会保険の扶養から外れる「130万円の壁」があります。まず、従業員がどの扶養控除内を希望しているかを確認しましょう。繁忙期などでどうしても時間外労働が発生してしまう場合は、他の勤務日の労働時間を調整する必要がありその場合は従業員の判断で調整させるのではなく、必ず管理監督者が適切に対応できるように勤怠状況を共有しておくことが望ましいでしょう。

◎労働基準法が改正されたことによる勤怠管理への影響

2019年4月1日から「働き方改革」が法案されました。労働基準法はこれまでも時代に合わせて改正されてきました。今回の改正は長時間労働など特に残業に関する問題と労働者の健康問題をうけて見直されたものです。改正された事項のうち特に勤怠管理に影響するものとして、以下の4点が上がられます。

・年次有給休暇の取得義務化

・残業時間の罰則付き上限規制

・フレックスタイム制の清算期間の延長

・高度プロフェッショナル制度の創設

1.年次有給休暇の取得義務化

2019年の改正により、年間10日以上の有給休暇を付与される従業員(管理監督者等含む)パート、アルバイトを対象に企業には「年休を付与した日を基準日として1年以内に5日以上の有給休暇を取得させる」ことが義務付けされました。また「年休管理簿」を作成して管理することも義務化されます。従業員が自らの希望で5日以上所得する場合は問題ありませんが、有給休暇が5日未満の場合は企業による時季指定が必要です。ただし従業員に企業が時季指定する場合は従業員の意見を聞き取りその意見を尊重するよう努めなければいけません。注意するポイントとして、年次有給休暇は、入社から起算して6か月間継続で勤務して全労働日の8割出勤した従業員に10日間付与されます。全従業員一律の起算日で年休が付与されるものではない為、そもそも有給休暇の管理が複雑になりがちです。そのために今後は勤怠管理において従業員ひとりひとりの年休消化状況をどう可視化するかがポイントになります。年休管理簿を軸に年休の取得状況を把握して、計画的に取得できていない従業員には積極的に休暇を取得できるように勧めることが求められます。

2.残業時間の罰則付き上限規制

労働基準法では、労働時間を1日8時間、週40時間と定められていまが、これまでは36規定を結べば月45時間年間360時間までの法定労働時間外の労働が認められていました。また、特別条項付き36規定を結べば上限なく残業を延長することも可能でした。しかし改正後は、特別条項付き36協定を結んでも休日労働を含み2～6か月の複数付きのいずれかの平均が80時間を超えたり1か月100時間や年間720時間を超える時間外労働は出来なくなります。勤怠管理で注意するポイントとして、時間外労働の条件を超えないように、事前確認や残業抑制指導に活用できる仕組みが必要となります。改正により、1か月の上限に加えて複数月での平均に対する上限もあるので単純に1か月の合計だけではなく従業員の2～6か月間の平均時間を算出しなければいけません。そのうえで労働超過になりつつある従業員を割り出して労働時間が上限を超える前に指導したり残業を制限することが求められます。勤怠管理システムの中にはアラートが付いたものがありますが改正内容に対応しているか確認することが必要です。

・フレックスタイム制の清算期間の延長

フレックスタイム制とは、清算期間に定められた所定労働時間の枠内で従業員が始業・終業時刻を選べる制度です。改正前はフレックス制の清算期間が1か月となっていて、その月の前半と後半で労働時間の配分を調整することはできましたが、月をまたいでの調整ができず「繁忙期と閑散期の調整が不便」という意見が多くありました。改正後では清算期間が3か月まで延長可能となり清算期間を3か月とした場合、3か月の平均で週当たりの労働時間が法定労働時間内に収めることができればよくなり月をまたいでの調整も可能になりました。ここでの勤怠管理で注意するポイントは企業にとっても従業員にとっても利便性があがる改正内容です。しかし繁忙期に労働時間が集中すると健康を害するリスクも伴います。そのため単月で週50時間以内という上限が新たに加わりました。改正後の勤怠管理では3か月分の週平均の労働時間を管理する一方、単月でも週の労働時間が上限を超えないように管理することが求められます。

・高度プロフェッショナル制度の創設

高度プロフェッショナル制度とは、年収1,075万円以上の一部の専門職の人に対して労働時間規制や時間外労働の割増賃金支払い規定の対象外とする制度です。書面による本人の同意と労使委員会の決議があり企業が申請すれば導入することが可能です。勤怠管理で注意するポイントは、高度プロフェッショナル制度を適用された従業員は勤怠管理の対象外となります。しかし、一定の成果を上げれば早く帰宅出来ますが残業に制限がないので長時間労働になりやすく賃金以上の労働になる可能性もあります。そこで高度プロフェッショナル制度の対象者には「健康確保措置」が義務化されています。具体的には年に104日の休日取得に加え、以下の4つから選択することになります。

・働く時間の上限の設定

・終業から翌始業まで一定の休息時間の確保

・連続2週間の休日取得

・残業時間80時間以上での健康診断

高いプロフェッショナル制度の対象者に対して、企業は成果を求めるとともに彼らの心身の健康管理にも配慮しなければいけません。始業・終業時刻も一般従業員と同じではないので「働きすぎ」にならないように彼らに対しても勤怠状態を把握しておく必要があります。

◎まとめ

勤怠管理を適正に行うには、労働に関する基準が正しく整備されているかどうかが重要です。フレックスタイム制や変形労働時間制などの雇用形態を取り入れている場合は「労働時間が法的に正しく解釈されているかどうか」「社内制度として就業規則に正しく明記されているか」などの確認が必要になります。勤怠管理の種類は様々あります。しっかり管理することで自分自身や会社にとっても必要不可欠なものです。さらに2019年4月の法改正で、勤怠管理に求められる範囲が拡大されています。コンプラアインスが重視されている現代において勤怠管理は今後ますます重要な業務になっていくことでしょう。ぜひこの機会に従業員や働き方など自社の特性に合わせた適正な勤怠管理になっているのか、見直してみてはいかがでしょうか。

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