東京のオフィスに導入されている入退室管理システム

人の出入りが多い東京の企業において、勤怠管理は欠かせない存在です。人の動きを把握するために、入退室管理システムを導入している企業は増加傾向にあります。この記事では、東京のオフィスに多く導入されている、入退室管理システムについて詳しくご紹介します。

◎東京のオフィスビルの供給量

日本の首都であり経済活動の中心地である東京には、大小関わらず多くのオフィスビルが存在しています。全都市のオフィスビルのストックは、約10,000棟以上あり、東京はその半分を占める約5,000棟が存在しています。ある企業の調査によると、東京におけるオフィスビルの供給量は、今後も一定の供給が見込まれる反面、これから5年間の平均供給量はこれまでの量を下回るとされています、一方で今後のオフィスビル供給量は床面積10万m²以上の物件が70%を占めるなど、オフィスの大規模化が進むと予想されています。東京のオフィスの規模が大きくなるにつれ、スタッフの数も増え取引先や出入り業者なども増加していきます。東京のオフィスにおいては、日々の出勤や退勤時間、欠勤や遅刻の管理、休日取得の有無など、勤怠状況を正確に把握し管理しなければなりません。東京のオフィスにおいて、勤怠管理を行う際に導入すると良いとされているのが入退室管理システムです。東京の多くの企業では、規模を問わずにすでに入退室管理システムを導入している所が増えています。

◎スタッフの出入りを管理できる入退室管理システム

入退室管理システムとは、東京にあるオフィスや商業施設、工場や店舗などにおいて、出入り口や各フロア、部屋のドアなどに入退室管理システムの機器を設置することにより、いつ誰がどこに入室し退室したのかを記録し管理する仕組みです。たとえば、東京の公共施設に入館する際、指定された用紙に自分の氏名や個人情報などを記載することがありますが、これも入退室管理システムの1つと言えます。ただし東京の大規模商業施設など、毎日不特定多数の人が出入りするような所では、手書きのシステムでは人の流れを滞らせてしまい業務に支障をきたしたり、虚偽の記載が行われるリスクがあります。そのため入退室管理システムはパソコンやサーバー、ソフトウェアなどIT技術を活用しています。入退室管理システムをより強固なものにするため、防犯カメラや火災報知器など非常時に作動するシステムと連動しているタイプも、東京のオフィスでは多く見られます。入退室管理システムを導入することにより、東京などのビルやオフィスにはさまざまなメリットが生まれます。入退室管理システムで勤怠管理をすれば、出勤や退勤のたびにタイムカードを押さなくてもスタッフの正確な労働時間の把握を行うことができます。タイムカードがなくなれば、人事部などが月末に1人ひとりのタイムカードをチェックするなどの事務作業も削減でき業務の効率化につながります。不要な残業や休日出勤などもシステムで把握できるようになれば、東京の働き方改革をスムーズに進められます。オフィスにおいては、個人情報や機密情報の取り扱いは慎重に行わなければならず、万が一外部へ流出すれば、取引先との信頼関係に大きく影響がでます。東京のオフィスに入退室管理システムを採用すれば、外部への機密情報の流出を防ぐとともに内部不正の早期発見や防止にも役立ちます。東京の企業のセキュリティ性の高い書類を管理する部屋への出入りを制限することで、情報漏えいリスクが軽減されます。不審者や部外者の侵入を未然に防ぐことができるので、東京のオフィスに入退室管理システムを導入するメリットの1つと言えます。以前は防犯のためにオフィスの出入り口に警備員を配置する方法が主流でしたが、人件費がかかるのと見落としなどのリスクを伴いました。入退室管理システムは、ICカードや生体認証などにより入退室の管理を行うため、人件費のコストを抑え高い精度でセキュリティ対策が行えます。東京にあるビルや店舗、公共施設などは、スタッフや取引先だけではなく、宅配業者や警備員、点検作業員や清掃員など多くの人が出入りしています。入退室管理システムを東京のビルなどに導入すれば、各々の業者に日付や時間を制限して出入り口への入室権限を与えることができるため、退室時間を確認できます。部外者の不法侵入を防ぐだけでなく、万が一東京にあるオフィス内で何らかのトラブルが発生した際には、入室者や退室者の行動を追跡し、状況を迅速に把握することにより問題解決へつながります。部屋のドアを解錠した人に続いて入る、いわゆる共連れにも効果を発揮します。入退室管理システムは、東京のオフィスビルの空調設備や電気系統の管理システムと連携させることで、人のいなくなったフロアや部屋の照明や空調を自動的に停止させることができます。その結果、東京にある建物の省エネ対策につながりエコロジーにもなります。東京のオフィスに採用できる入退室管理システムにはさまざまな種類があり、目的に合わせて選択することが可能です。

◎入退室管理システムの解錠の種類

暗証番号タイプやICカードタイプ、指紋認証といった生体認証タイプなど、さまざまな入退室管理システムの認証方法があり、東京のオフィスでも状況に応じたシステムが採用されています。暗号番号タイプの入退室管理システムは、東京のオフィスの部屋のドアや特定のエリアの出入り口に設置できます。ドア付近に設置された認証装置にあらかじめ決めておいた暗証番号をテンキーで入力して入室します。暗証番号を定期的に変更することによりセキュリティ性を高めることができます。入退室管理システムの ICカード型は、専用機器カードをかざしたり通したりすることで認証して解錠します。入退室用のICカードのほかにも、スタッフ証をカードとして利用する方法があります。万が一ICカードを紛失した場合でも、そのカードを無効化すればカードを拾った部外者が入室することはできません。東京のオフィスでも近年よく見られる生体認証型は、人間の指紋や顔などの生体情報で解錠する入退室管理システムです。掌形や静脈、眼の中にある網膜や虹彩などを認証する方法もあり、非常に精度が高いことから、なりすましによる入室を防止できます。入退室管理システムのボタンやセンサーに触れることなく非接触で入室ができることもメリットとしてあげられます。マスクをしたまま顔認証できる入退室管理システムもあり、人の流れを妨げることなくスムーズに入室できます。

◎入退室管理システムを導入する際の注意点

入退室管理システムを東京のオフィスや施設など導入する際には、費用やランニングコストについて考えておく必要があります。機器の取り付け工事やサーバー構築などに関わる部分が初期費用としてかかります。東京にあるオフィスの大きさやビルの階数、入退室管理システムを設置するフロアや部屋数、ドアの種類によっても費用が異なるため注意しましょう。導入する際には、入退室管理システムの保守費用などがかかります。万が一、東京のオフィスで何らかのトラブルが発生したことを想定し、定期的なメンテナンスや修理費、各機器の交換費用なども考えておきましょう。東京のオフィスをほかの地域へ移転する場合、入退室管理システムに関する機器の撤去作業が必要になります。加えて移転先のオフィスでの入退室管理システムの取り付け工事にかかる費用も発生するため注意が必要です。入退室管理システムの法定耐用年数は、約6〜８年となっているため、その時期が近づくとリニューアルを検討しなければなりません。耐久年数は、入退室管理システムを取り扱う各メーカーにより異なるため、事前に確認しましょう。さらに、入退室管理システムとほかのシステムを連動させることにより、セキュリティ対策を強化できます。入退室管理システムの多くは、監視カメラや火災報知器などとの連携が可能となっています。警備システムと連携することで、不審な人物の入室が発覚した際に自動的にドアの施錠を行ったり、警備員を現場に向かわせることが可能です。火災報知器と連動させれば災害時に誰がどこの部屋にいるかなどを確認でき迅速な避難にもつながります。

◎東京における入退室管理システムの導入事例

東京では、スタッフの管理とセキュリティ強化を理由に、入退室管理システムを導入している企業が多くあります。

○東京23区内のオフィスに暗証番号タイプを導入した事例

この企業では、20年以上も前に採用された古いタイプの入退室管理システムを使い続けていました。すでにメーカーからのサポートは終了しており、システムの運用に使われていたパソコンも古いタイプであるため、入退室管理システムの全面的なリニューアルを行いました。週末が連休であったため、その日に東京にあるオフィスの撤去工事と設置工事を行いました。週明けには暗証番号を使用する入退室管理システムの運用を開始することができました。

○東京の大学でセキュリティ強化のため導入した事例

工業系の東京の大学のある学部には100台以上のパソコンがあり、多くの学生が実習や研究に行っていました。もともと各フロアや部屋に電気錠を設置していましたが、入室する際に解錠するのみのシンプルな構造のもので権限による部屋への出入りの制限などはできませんでした。この東京の大学では、パソコンの盗難や機密情報の持ち出しを防止し、災害時の学生や職員の避難を迅速に行いたいなどの理由から、高度でセキュリティ性の高い入退出管理システムを採用しました。教室には入室用と退出用のICカードリーダーが設置され、学生や教職員は出入りする際にカードを使用することが義務付けられました。学生の入退出に関しては曜日や時間が制限されており、いつ入室し退出したかなどの履歴情報は自動的に管理用のパソコンに保存されます。また出席簿の代わりとして教室の教授用の机にICカードリーダーを設置し学生はカードをリーダーに読ませることで出欠確認ができるようにしました。

○製薬会社に入退室管理システムを導入した事例

地方に支店を持つ東京の企業では、以前はICリーダーにカードをかざす電波式の電池錠を使用する入退室管理システムを東京の本社と支店で採用していました。多くの従業員を抱えていたため使用頻度が多く、以前から頻繁な電池交換が企業側の負担となっていました。機器自体も経年劣化により古くなり、突然電池錠が作動しなくなりドアが開かなくなる原因不明のトラブルも増えていました。新たな入退室管理システムの導入にあたり、設置工事は東京の業者に依頼しました。以前使用していた入退室管理システムでは、従業員の退職や東京以外への転勤があるたびに、一旦パソコンで登録を削除して、新たに登録し直す必要があり手間がかかっていました。新たに導入したシステムは、登録がスムーズで簡単に行え、東京以外の拠点でも同じICカードで使えるため何枚もカードを持ち歩く必要がありません。ICカードにより勤怠管理も行えるため、誰が何時に出勤して何時に退勤したかが明確になったことから、残業や休日の確認にも活用されています。

◎東京のオフィスに入退室管理システムを導入する方法

東京のオフィスなどに入退室管理システムの導入を検討していても、どのような業者に設置を依頼すれば良いかわからない場合は、東京にある鍵や電気錠工事を取り扱っている業者に依頼しましょう。東京のオフィスに導入されている多くの入退室管理システムは電気錠と連動しており、ICカードや暗証番号などを使用してドアの解錠を行います。電気錠を設置する工事は電気工事士の有資格者がしなければならないと法律で定められています。資格を持たない業者が行うと罰せられることもあるため、電気工事士の資格者が在籍している鍵の業者に依頼しましょう。入退室管理システムの取り付けを依頼する場合には、電話などでの対応が親切で丁寧かどうか、専門的な鍵の知識のない人にもわかりやすく説明してくれる業者かどうかチェックしましょう。電話のやり取りだけですぐに契約しようとするなど強引な営業をする東京の業者は避けましょう。専門業者が見積もりを無料で提出してくれるかどうか、見積もりに料金設定がわかりやすく記載されているかチェックすることが大切です。金額が明記されているだけではなく「出張費・作業費込み」「別途〇〇円請求する場合があります」など具体的に記されているかも事前に確認してください。工事をキャンセルせざるを得ない状況になっても、キャンセル料が発生しない業者を探すことも大切なポイントです。キャンセル料を請求されると余分な費用を支払わなければならないため、料金が発生する東京の業者は避けるのもポイントです。入退室管理システムに関する作業を終えた後も、一定期間は無料で修理するなど、保証期間やアフターフォロー体制が設けられているかも確認しましょう。

◎まとめ

東京のオフィスにおいて入退室管理システムを導入すれば、勤怠管理や機密情報を扱う部屋への入室制限を行えるため、セキュリティ向上につながります。鍵の専門業者で東京に本社のあるカギ舎では、入退室管理システム導入の際の設置工事にも対応しています。電気工事士の有資格者も在籍しており、祝日や土日を問わず365日依頼や相談に対応しているため安心です。入退室管理システムの採用を検討している場合は、お気軽にカギ舎へご相談ください。

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